Wie heeft wat te zeggen in samenwerkingsverbanden?

Gemeenten gaan in toenemende mate over op het samen met collega gemeenten uitvoeren van taken. Dat gebeurt dan in samenwerkingsverbanden, waarbij elke deelnemende gemeente (een beperkte) zeggenschap heeft.

In deze blog kijken we naar de vraag of het gewenst is dat in samenwerkingsverbanden de rol van opdrachtgever gecombineerd wordt met de rol van (mede-) bestuurder. We vergelijken deze governance vraag (in deze situatie de “twee petten” situatie ) in samenwerkingsverbanden  met het in eigen beheer uitvoeren van de desbetreffende taken.

Als een gemeente een bepaalde uitvoeringstaak in eigen beheer uitvoert, is een aantal aspecten glashelder:

1. Bestuurder: De gemeente is als bestuurder verantwoordelijk voor de inrichting van de organisatie voor die taak;
2. Opdrachtgever: De gemeente is als aanbieder verantwoordelijk voor de diensten, zoals die geleverd worden door de uitvoeringsorganisatie binnen de afdeling, zowel qua kosten als qua kwaliteit. Ze is daarmee ook opdrachtgever en afnemer van de dienst bij haar eigen organisatie.
3. Politieke verantwoordelijkheid: De verantwoordelijkheid ligt vrijwel altijd bij één wethouder, die daarmee ook politiek verantwoordelijk is.

Sommige taken vergen een bundeling van krachten, bijvoorbeeld omdat de taak té specialistisch van aard is. Of omdat de benodigde schaalgrootte om efficiënt te kunnen werken, veel groter is dan voor één gemeente gewenst is om de taak uit te voeren. Een bepaalde vorm van samenwerkingsverband is dan aan de orde. Dat kan een privaatrechtelijk samenwerkingsverband zijn, of een publiekrechtelijk samenwerkingsverband.
Hoe zit het dan met bovengenoemde aspecten?

1. Bestuurder: Elke deelnemende gemeente kan kiezen of zij als (mede-) bestuurder een rol wenst/eist in het samenwerkingsverband, en zoja, wie zij hiervoor afvaardigt (binnen de wettelijke mogelijkheden). Het grote verschil met in eigen beheer uitvoeren, is dat een mede-bestuurder van een samenwerkingsverband (vrijwel) nooit de meerderheid heeft, en daarmee geen besluiten kan afdwingen.
2. Opdrachtgever: Elke deelnemende gemeente heeft een vertegenwoordiger die verantwoordelijk voor de afname van de diensten, zoals die geleverd worden door het samenwerkingsverband. Deze vertegenwoordiger (vaak de portefeuillehoudend wethouder) is daarmee ook opdrachtgever en afnemer van de dienst bij dit samenwerkingsverband.
3. Politieke verantwoordelijkheid: Het dient helder en transparant te zijn wie politiek verantwoordelijk is voor het desbetreffend samenwerkingsverband. Dat kan de (mede-) bestuurder zijn, of de opdrachtgever.

Rol van bestuurder en opdrachtgever combineren?

Veel gemeenten kiezen voor een (mede-) bestuurder, en benoemen als medebestuurder ook opdrachtgever (de portefeuille houdend wethouder). Soms uit gewoonte (“We deden het altijd al zo”), soms uit efficiency (“dan hoeft alleen maar één wethouder zich in het dossier te verdiepen, en dan hoeft alleen maar één wethouder de ambtelijke ondersteuning te organiseren”). Nu is de noodzakelijke kennis en ambtelijke ondersteuning van een (mede-) bestuurder anders dan die van een opdrachtgever/afnemer, er is wel sprake van enige mate van overlap van noodzakelijke kennis.

Het nadeel is dat dan de “slager zijn eigen vlees keurt”. Als de opdrachtgever/afnemer ontevreden is met de geleverde diensten, dient hij/zij te escaleren naar het bestuur…. Moet hij/zij zichzelf dan op het matje roepen?
De oplossing om als (mede-) bestuurder een andere wethouder te kiezen dan de opdrachtgevend/diensten afnemende wethouder, wordt in deze situatie vaak pas gekozen als de onverenigbaarheid van beide belangen prangend wordt (Voorbeeld: gemeente Arnhem rond het sociaal werkbedrijf Presikhaaf  : “De rol van voorzitter was sinds eind januari vacant nadat de Arnhems wethouder Ine van Burgsteden afstand nam van haar positie als bestuursvoorzitter. Het voorzitterschap werd steeds meer onverenigbaar met haar rol om de regionale samenwerking op het gebied van de Participatiewet vorm te geven.”)

Wij adviseren om de rol van opdrachtgever altijd in te vullen. Indien gewenst kan ook de rol van (mede-) bestuurder worden ingenomen.
Bij de beoordeling of de rol van bestuurder en van opdrachtgever gecombineerd kan worden, kijken wij naar het risico (kans X effect).
Het risico is dat van de afgenomen diensten de kosten hoger zijn en/of de kwaliteit lager dan vooraf overeengekomen. De praktijk wijst (helaas) uit dat dit risico bij samenwerkingsverbanden een reëel risico kan blijken te zijn. In die situaties adviseren wij om (als de rol van (mede-) bestuurder wordt ingenomen) deze door een andere vertegenwoordiger dan de opdrachtgever in te laten vullen om te voorkomen dat “de slager zijn eigen vlees moet keuren”.

We zijn benieuwd hoe u dat binnen uw gemeente heeft geregeld!

 

1. Heeft u één wethouder afgevaardigd, zowel als (mede-) bestuurder en als opdrachtgever/afnemer? Op welke wijze heeft u dan geregeld dat de “slager zijn eigen vlees niet hoeft te keuren?
2. Heeft u een vertegenwoordiging in het bestuur en een andere vertegenwoordiger als opdrachtgever/afnemer?
3. U heeft een andere oplossing ingevoerd, die de nadelen, hiervoor benoemd, ondervangt.

En als u voor 2 kiest en de rollen heeft gesplitst:

• Hoe gaat u dan met de inefficiency om? (Noodzaak tot 2 deskundige vertegenwoordigers, met elk een eigen ambtelijke ondersteuning)
• Waar legt u de politieke verantwoordelijkheid? Splitst u die in de verantwoordelijkheid voor de aansturing van het samenwerkingsverband en in de verantwoordelijkheid voor het opdrachtgeverschap/afnemerschap van de diensten, of krijgt één van de twee vertegenwoordigers de totale verantwoordelijkheid?

We zijn benieuwd naar uw reactie via linkedin!
Tjwan Oei
Contactgegevens
Managing Partner bij de Coöperatie Infinite Inspiration

Leden van de Coöperatie Infinite Inspiration hebben ervaring opgebouwd in het bedrijfsleven, de zorg en wijkontwikkeling. Op basis van die ervaring gebruiken zij verfrissende en inspirerende methoden om gemeente te ondersteunen in hun veranderende rol. Bijvoorbeeld bij de transitie in het sociale domein (gekoppeld aan wijkontwikkeling), of bij de veranderende rol van gemeenten bij de invoering van de Omgevingswet.